Agents.es administratifs.ves et accueil état civil - 2 postes

• Activité de guichet

Communes aux deux unités :

• • Accueillir les usagers.ères sur les différents types de postes
  • Traiter les demandes de rectification administrative
  • Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
  •  Réaliser les activités en guichet poly-activé
  • Accueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers).

Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :

• • Traiter les demandes de livret de famille
  • Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès

Propres à l’unité mariages-PACS :

• • Renseigner les usagers.ères sur les dossiers de mariages, de PACS
  • Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
  • Procéder aux signatures des conventions de PACS

• Activités de travail arrière :

Communes aux deux unités :

• • Créer et saisir informatiquement les actes
  • Traiter le courrier de l’unité

• • Assurer l’accueil téléphonique des usagers
  • Apposer les mentions registre des deux unités en cas de nécessité
  • En l’absence de la coordonnatrice, traiter les demandes arrivées via Publik
  • En l’absence de l’agente en charge des demandes de copies d’actes, traiter ces demandes
  • Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…)
  •  En l’absence de la coordonnatrice, assurer le traitement informatique des changements de prénoms, des mises en concordance des noms, des jugements déclaratifs de naissance et des rectifications administratives

Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :

• • Créer les livrets de famille
  • Traiter les transcriptions de décès et les naissances extérieures
  • Traiter informatiquement le transit des livrets de famille et assurer leur suivi
  • Traiter la gestion des remises de livrets de famille
  • Assurer la gestion des signatures et la restitution des dossiers de naissance

Propres à l’unité mariages-PACS :

• • Préparer tous les dossiers de la semaine
  • Etablir et diffuser la liste des mariages
  • Relire et saisir tous les dossiers (au-delà de la semaine)
  • Procéder aux publications des bans et assurer leur suivi
  • Assister l’élu lors de la célébration des mariages

• Connaissances
  • Connaissances réglementaires et juridiques (droit civil)
  • Procédures internes
  • Techniques d’accueil
• Savoir-faire
  • Maîtrise de l’informatique (logiciel métier)
  • Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
  • Capacité à suivre une procédure formalisée
  • Identification et reformulation des demandes des usagers.ères
• Savoir être et attitudes requises
  • Adaptabilité
  • Ecoute et diplomatie
  • Rigueur et discrétion
  • Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
  • Sens du travail en équipe

• Pause déjeuner en alternance
• Horaires comportant une journée prolongée
• Déplacement possible à la maternité – Médipôle à Villeurbanne (pour l’unité naissance-décés-livret de famille)