Secrétaire d’élus.es - CDD 6 mois

Vous assurerez le secrétariat de plusieurs adjoints et adjointes au maire en lien direct avec les services rattachés à leurs délégations.

Catégorie

C

Missions

 

  • Accueil physique et téléphonique
    • Assurer un filtrage, donner une réponse de premier niveau, prendre les messages
    • Prendre les demandes de rendez-vous
    • Réorienter vers les services concernés
    • Tenir les adjoints informés
  • Secrétariat des adjoints.es
    • Tenir l’agenda des adjoints.es : prise de rendez-vous, mise à jour sur demande de l’adjoint.e
  • Constituer les dossiers préparatoires pour la tenue des rendez-vous
  • Organiser les réunions à la demande de l’adjoint
  • Organiser les déplacements logistiques
  • Participation à la préparation d’évènement spécifiques
    • Rendre compte aux adjoints.es
    • Gérer le courrier des adjoints.es
  • Rédiger des courriers protocolaires (invitations, remerciements), accusés de réception, notes et comptes-rendus
  • Assurer la réception, le suivi, le classement du courrier entrant/sortant
  • Assurer l’organisation et le suivi du circuit des parapheurs
  • Gestion logistique et administrative
    • Assurer le traitement administratif et logistique des demandes de formation et de déplacement des adjoints
    • Effectuer le classement des dossiers et l’archivage
    • Assurer la gestion du matériel et fournitures
  • Venir en appui au sein de l’équipe en cas de besoin pour tout type de mission.

 

Compétences

 

    • Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
    • Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
    • Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus.es

 

  • Savoir-faire
    • Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, d’accueil
    • Maîtrise des outils bureautiques
    • Maitrise des règles de rédaction
    • Capacité à gérer l’urgence, à hiérarchiser et à rendre compte

 

  • Savoir-être et attitudes requises

 

    • Travailler de manière autonome et en équipe
    • Faire preuve de discrétion, sens du protocole et de disponibilité
    • Disposer de qualités relationnelles (en particulier dans la relation à l’usager)
    • Rigueur et sens de l’organisation
    • Capacité d’adaptation et de réactivité

Type de contrat

Poste non permanent (CDD)

Date limite de candidature

07/07/2024
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