Assistant.e administratif.ve pour sa direction des espaces publics et naturels - CDD 6 mois

Assistance administrative et comptable du service maintenance des espaces naturels :

• Budget et comptabilité en lien avec le pôle ressources de la DGICV :
  • Réaliser et animer les activités comptables du service
  • Assurer le suivi de l’état des budgets alloués au service, faire des éditions mensuelles de suivi, des virements de crédits, vérifier les imputations comptables de chaque engagement
• Commandes :
  • Suivi des bons de commande et de livraison du service (saisie, archivage, relance fournisseur, envoi.), ainsi que de la facturation via le logiciel i.parapheur.
  • Suivi du tableau de bord global de la commande jusqu’à la facturation (environ 300 bons/an)
  • Gestion du budget et de la commande des fournitures de bureau du service
  • Gestion des commandes nécessaires au fonctionnement du service (parapharmacie, E.P.I, etc…)
• Gestion des tableaux de bord sur les diverses activités du service (organigramme, arrêts maladie, congés…) avec reporting mensuel au.à la chef.fe de service
• Aide au montage des dossiers de consultation des entreprises en lien avec la direction de la commande publique

• Rédaction de courriers et comptes-rendus de réunions
• Enregistrement, traitement, suivi et archivage des demandes d’usagers.ères (courriers, mails, téléphone, logiciel Publik)
• Suivi des demandes d’interventions des usagers.ères des équipements publics (e-Atal, ATAL, DI Demandes d’Interventions) en lien avec les équipes en régie du service.
• Participation à la rédaction des éléments de communication du service (articles presse, panneaux de communication dans les jardins…)
• Pilotage des formations obligatoires : recensement et inscription des agents.es (permis, habilitations) en lien avec le service formation et participation à la mise en œuvre du plan de formations professionnelles du service
• Gestion des demandes d’occupation du domaine public en lien avec les responsables de secteur (événements et festivités dans les parcs et jardins)
• Pilotage du groupe de travail « archivage numérique du service »
• Suivi des dépôts de plainte engagés par le service

Appui au service nature en ville projets citoyens :

• Gestion budgétaire (budget réduit de moins de 80 000€/an)

• Connaissances

• • Connaissance du fonctionnement d’une collectivité

• Savoir-faire

• • Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook et Powerpoint)
  • Maîtrise des logiciels métiers : Sedit, Publik, Atal…

• Savoir être et attitudes requises

• • Rigueur et discrétion
  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Initiative et communication