Officier.e d'état civil (mariage-pacs)
Officier.e d’état civil (mariage-pacs) sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs
Ce.tte dernier.ère sera en charge de l’accueil du public dans le cadre des activités du service état-civil et de la direction de la population. Il.elle aura également en charge le traitement administratif des dossiers.
Catégorie
Missions
Activité de guichet
• Accueillir les usagers sur les différents types de postes
• Renseigner les usagers sur les dossiers de mariages, de PACS
• Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
• Procéder aux signatures des conventions de PACS
• Traiter les demandes de rectification administrative
• Traiter les demandes de livret de famille
• Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès
• Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
• Réaliser les activités en guichet poly-activé
• Accueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers).
Activités de travail arrière
• Préparer tous les dossiers de la semaine
• Créer et saisir informatiquement les actes
• Etablir et diffuser la liste des mariages
• Relire et saisir tous les dossiers (au-delà de la semaine)
• Procéder aux publications des bans et assurer leur suivi
• Assister l’élu lors de la célébration des mariages
• Traiter le courrier de l’unité mariage-PACS
• Assurer l’accueil téléphonique des usagers
• Apposer les mentions registres des deux unités en cas de nécessité
• En l’absence de la coordonnatrice, traiter les demandes arrivées via Publik
• En l’absence de l’agente en charge des demandes de copies d’actes, traiter ces demandes
• Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…)
Compétences
Connaissances
• Connaissances réglementaires et juridiques (droit civil)
• Procédures internes
• Techniques d’accueil
Savoir-faire
• Maîtrise de l’informatique (logiciel métier)
• Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
• Capacité à suivre une procédure formalisée
• Identification et reformulation des demandes des usagers
Savoir être et attitudes requises
• Adaptabilité
• Ecoute et diplomatie
• Rigueur et discrétion
• Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
• Sens du travail en équipe
Contraintes du poste
Spécificités liées au poste
• Pause méridienne en alternance
• Horaires comportant une journée prolongée
Informations complémentaires
• Santé et prévoyance : participation aux complémentaires santé labellisées et à un contrat collectif de prévoyance
• Action sociale : catalogue de prestations Plurelya
• Déplacements domicile-travail : participation à hauteur de 75% sur les abonnements de transport en commun et prime mobilité si vos déplacements sont réalisés en covoiturage ou vélo.
• Restauration : restaurant du personnel proposant des produits bio et locaux à prix avantageux
• Localisation du poste : hôtel de ville de Villeurbanne
Informations complémentaires
Candidatures avec CV et lettre de motivation sont à déposer sur le site Internet de la ville, au plus tard le 07 février 2025