Assistant.e pour le cabinet du maire

Activités rattachées au directeur de cabinet :

• • Co-gérer l’agenda du directeur de cabinet
  • Traiter le courrier transmis par la direction générale des services
  • Instruire et finaliser les dossiers de demande d’occupation du domaine public
  • Mettre en forme les courriers rédigés par les chargés.es de missions
  • Planifier et gérer les instances : points arbitrages, dossiers, conseils de majorité, conseils d’adjoints
  • Organiser les astreintes des membres du cabinet du maire
  • Préparer l’accueil des nouveaux stagiaires
  • Gérer les commandes de fournitures, mobiliers, informatiques, téléphonies, abonnements, café

Activités rattachées au secrétariat du maire :

• Gérer la boîte mail du secrétariat du maire et suivre les demandes de représentations du maire auprès des élus.es

Activités rattachées au directeur de cabinet et au secrétariat du maire :

• Organiser le trinôme avec le secrétariat du maire et le secrétariat du directeur de cabinet et faire des remplacements pendant les congés
• Accueillir au téléphone et physiquement les administrés.es, apporter des réponses et/ou orienter, gérer des situations conflictuelles
• Relire et contrôler la qualité rédactionnelle des parapheurs
• Actualiser les bases de contacts (veilles et mise à jour), gérer les envois en nombres
• Co-organiser les séminaires du cabinet du maire, de la majorité

Connaissances :

• • Techniques de secrétariat et de bureautique
  • Outils informatiques
  • Bases en communication liées aux techniques d’accueil et d’écoutes physiques et téléphoniques
  • Des gestes et postures liés à la prévention des conflits
  • Des dispositifs et procédures administratives applicables à son domaine d’activité
  • Du fonctionnement municipal
  • Organisation et compétences précises des services de la ville

Savoir-faire :

• • Maitriser l’outil informatique
  • Maitriser les techniques de secrétariat et de classement
  • Maitriser les techniques d’accueil, d’écoute, d’analyse et de reformulation
  • Posséder une maitrise rédactionnelle et une excellente orthographe
  • Savoir prioriser les tâches
  • Savoir gérer les situations conflictuelles
  • Savoir transmettre l’information

Savoir être et attitudes requises :

• • Travailler de manière autonome et/ou en équipe
  • S’adapter aux changements et aux diverses situations
  • Être organisé
  • Discrétion, diplomatie et rigueur

Spécificités du poste :

• • Disponibilités : des dépassements d’horaires sont possibles au-delà de 18h00
  • Présence requise en cas de déclenchement du Plan Communal de Sauvegarde

Information complémentaire :

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Date de prise de poste prévue : juin 2025

Temps complet : 37h10 hebdomadaire et 12 jours de ARTT

Rémunération minimum : 1783,11 euros net avant impôt

Attention : il s’agit ici de la fourchette la plus basse pour une personne débutante. A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.

Avantages :

Offres d’action sociale Plurélya

• • Famille : allocations mariage/pacs, naissance, départ à la retraite…
  • Budget : chèque-vacances, prêts personnels…
  • Loisirs et culture : carte culture, chèque UP Sport et Loisirs…
  • Scolarité : allocations collège, lycée, post-bac + soutien scolaire gratuit en ligne.
  • Vacances : allocations séjours vacances, vacances jeunes, séjour linguistique…

Déplacements :

• Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75%

• Offre de mobilité durable (vélo, covoiturage, auto-partage)

Santé : offre de prévoyance santé + mutuelle

Restaurant municipal : Restotem.